Flyttkartongerna är på plats och skrivborden står rätt. Men internetanslutningen är inte aktiverad, skrivaren går inte att hitta och mötesrummet saknar fungerande nätverk. IT vid kontorsflytt behöver planeras innan flyttdagen, så att ni kan börja arbeta när ni kommer fram.
Börja med internetanslutningen
Ta tidigt reda på vilka anslutningar som finns i den nya lokalen och när tjänsten kan vara igång. Att lokalen har fiber betyder inte automatiskt att ert abonnemang är beställt, aktiverat och klart.
Kontrollera också vad som gäller för den gamla anslutningen. Ni kan behöva en överlappande period om arbete pågår på båda adresserna.
En mobil reservanslutning kan vara användbar, men testa täckning och kapacitet i den nya lokalen innan ni räknar med den.
Samma wifi fungerar inte alltid i en ny lokal
Väggar, våningsplan och placeringen av arbetsplatser påverkar hur det trådlösa nätverket behöver byggas.
Utrustning som fungerade i den gamla lokalen kan behöva placeras annorlunda eller kompletteras. Planera nätverksuttag och wifi tillsammans med möbleringen. Det är enklare att ordna kabeldragning innan skåp och skrivbord står i vägen.
Checklista före flyttdagen
- Internet är beställt. Leveransdatum och kontaktperson hos operatören är bekräftade.
- Lokalen är genomgången. Ni vet var nätverksuttag, eluttag och nätverksutrustning finns.
- Arbetsplatserna är planerade. Skärmar, dockningsstationer och kablar räcker till.
- Utrustningen är märkt. Det framgår vad som hör till vilken plats och vilka kablar som ska följa med.
- Säkerhetskopieringen är kontrollerad. Viktig information ska gå att återställa om utrustning skadas under transporten
- Flytt och uppstart har en ansvarig. Det är bestämt vem som stänger av, transporterar, kopplar in och testar.
Testa mer än att datorn får internet
När allt är inkopplat behöver ni prova det som faktiskt används i arbetet. Öppna ekonomisystemet, skriv ut ett dokument och kontrollera åtkomsten till gemensamma filer.
Testa även mötesrummets kamera, mikrofon och bildskärm. Om någon arbetar på distans behöver åtkomsten till kontoret fungera även för den personen.
Skriv ner vad som är kontrollerat och vad som återstår. Då blir det lättare att skilja ett nytt fel från något som ännu inte har installerats.
Så hjälper vi er med IT vid kontorsflytt
Vi hjälper er att planera nätverk, wifi och arbetsplatser i den nya lokalen. Vi kan också samordna installationen med er internetleverantör och testa utrustningen innan ni börjar arbeta.
Hör gärna av er när flyttdatumet är bestämt. Då finns bättre möjlighet att lösa anslutningar och utrustning i god tid.