Många mindre företag betalar för Microsoft 365 men använder bara mejlen. Filerna skickas därför fortfarande som bilagor, versionerna blir fler och ingen vet vilken som är den senaste. Teams och OneDrive finns dessutom redan i licensen. Så här får ni nytta av dem.
Var ska filerna ligga?
- OneDrive är för egna filer, till exempel utkast och sådant bara ni själva arbetar med.
- Teams och SharePoint är för det ni delar med andra. Filer i en kanal i Teams sparas nämligen i SharePoint, och de är tillgängliga för alla i teamet.
- Synka till datorn. Delade mappar kan också visas i Utforskaren. På så sätt arbetar man som vanligt, men allt sparas i molnet.
Bestäm därför tillsammans var olika slags filer ska ligga, så att alla gör likadant och ingenting hamnar på fel ställe.
Teams för mer än möten
- Skapa först ett team för hela företaget. Lägg sedan till kanaler för det ni arbetar med, till exempel per kund, projekt eller avdelning.
- Skriv frågor i kanalen i stället för i interna mejl. Då hittar alla svaren senare.
- Lägg dessutom in de filer som hör till kanalen där, så finns allt på ett ställe.
Dela länkar, inte bilagor
När ni delar en länk till filen i stället för att bifoga den arbetar alla i samma dokument. Ni kan också välja om mottagaren får läsa eller redigera. Dessutom kan ni ta bort åtkomsten när den inte längre behövs. Det är alltså både enklare och säkrare än att skicka kopior. Fler guider finns på Microsofts supportsida.
Så hjälper vi er att komma igång med Teams och OneDrive
Vi sätter upp en struktur för filer och team som passar hur ni arbetar. Sedan visar vi er hur Teams och OneDrive fungerar, så att ni får nytta av det ni betalar för. Läs mer om Microsoft 365.
Använder ni mest mejlen i Microsoft 365? Hör av er, så visar vi vad mer som ingår.