När någon börjar vill man att allt ska fungera från första dagen. När någon slutar glöms IT:n ofta bort helt. Konton som ligger kvar efter tidigare medarbetare hör till de vanligaste säkerhetsbristerna vi hittar hos nya kunder.
När en medarbetare börjar
- Beställ dator i god tid och se till att den är installerad och uppdaterad.
- Skapa konto i Microsoft 365 med rätt licens och slå på tvåstegsverifiering direkt.
- Ge behörighet till de mappar, system och delade brevlådor som behövs, men inte mer.
- Lägg till personen i rätt grupper i Teams och på skrivarna.
- Gå igenom grunderna: var filer sparas, hur man får hjälp och hur man känner igen bluffmejl.
När en medarbetare slutar
- Spärra inloggningen samma dag som anställningen upphör.
- Bestäm vem som tar över mejlen och filerna, och flytta dem innan kontot tas bort.
- Byt lösenord på gemensamma konton som personen har haft tillgång till.
- Samla in dator, telefon, nycklar och eventuella säkerhetsnycklar.
- Säg upp licensen, så att ni inte betalar för ett konto som ingen använder.
Varför det är viktigt
Ett konto som ingen använder märks inte om någon annan loggar in med det. Dessutom kostar oanvända licenser pengar varje månad. Med en enkel rutin blir det rätt varje gång, även när det är bråttom.
Gör checklistan till en rutin
Spara checklistan där den som anställer hittar den, och bestäm vem som ansvarar för varje punkt. Hos många mindre företag är det samma person som sköter både anställningen och IT:n, och då är det lätt att något glöms bort i stressen. En kort rutin som alltid följs gör större skillnad än en avancerad lösning som ingen använder.
Så hjälper vi er när någon börjar eller slutar
Ni meddelar oss, så sköter vi resten: dator, konton, behörigheter, licenser och avslut. Allt dokumenteras, så att ni vet vem som har tillgång till vad. Det ingår i vår drift och support.